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D365 Expense Guide

Receipt OCR Sorter でリネームしたファイルを D365 Finance Expense Report に載せるための運用ガイド。

Country Codes

Receipt Categories

D365 Category Mapping

Create Expense Report

Open expenses から新規 report を作る場合は、対象行だけを選択し、ダイアログで Expenses = Add selected (N) と Receipts = Add none を確認してから Create する。Receipts = Add all が既定で選ばれることがあり、古い未紐付け receipt を report-level に混入させる原因になる。

新規 report 作成ダイアログでは、Create 前に prefilled の approver / Cost Center / Internal Order と、提案する report title / business purpose をユーザーへ一度だけ提示して確認する。明示確認または修正反映が終わるまで report を作成しない。

Description of Business Purpose が必須の場合がある。用途文脈が曖昧なら保存前に確認し、推測で顧客訪問・イベント名・出張目的を書かない。

Edit Report Metadata

新規 report 作成後に title や business purpose の粒度が合っていない場合は、report header を直接探すのではなく Actions > Edit expense report から編集する。

1. 対象 report を開く
2. Actions -> Edit expense report
3. Title/Purpose は人間が読める短いレポート名にする
4. Description of Business Purpose は出張や費用発生の目的を短く書く
5. OK 後、header 表示で title / business purpose が変わったことを確認する

Report metadata は line description や OCR ファイル名とは別の要約。固有名詞や実態はユーザー提供値を正とし、曖昧なら保存前に確認する。

Imported Corporate Card Lines

Corporate card / AMEX 由来の未添付 expense がある場合は、新規 out-of-pocket line を作る前に金額・日付で照合する。

• Exact amount + exact date が一致する imported card line は、report に追加して receipt を紐付ける
• 近い候補（例: 数日差、同額、同 merchant）は、勝手に採用せず候補としてユーザーへ確認する
• imported card line の amount / date / merchant / payment method は変更しない

Hotel Itemization

ホテル folio は、宿泊費 line を作っただけで完了にしない。Room rate / taxes / parking / meals などの folio 内訳を itemization に反映し、最終 folio をその hotel line に添付する。

• 食事・room service・minibar food は hotel itemization 内の該当 subcategory に残し、別の meal line に分離しない
• itemization の合計が folio total と一致することを確認する
• folio 添付は line-level receipt として確認する

Attach Receipt

既定は line-level upload にする。対象 expense line を選択し、右ペインの Receipts -> Edit からその行の receipt を upload / attach する。report-level の Receipts タブへ全 receipt を先に upload してから Attach to expense で紐付ける方法は、候補選択が増えて遅く、別行・古い receipt への誤紐付けが起きやすいため fallback 扱いにする。

1. Expense line を選択し、Amount / Merchant / date-category が右ペインと一致することを確認する
2. 右ペイン Receipts セクションの Edit を押す
3. Add receipts -> Add new -> Browse でリネーム済みファイルを選ぶ
4. Upload -> OK -> Close
5. Expense lines に戻り、その行の Receipts attached = Yes を確認する

Upload 後は toast だけで成功扱いにしない。Receipts -> Edit の一覧に表示される File name が対象ファイルであること、かつ grid の対象行が Receipts attached = Yes になったことを確認する。

Line-Level Receipt Matching

D365 は report-level receipt と line-level receipt を別に扱う。report header の Receipts = Yes だけでは完了にせず、各 expense line の Receipts attached = Yes を確認する。

report-level receipt から紐付ける場合だけ、以下を行う。

1. 1つの receipt を選択する
2. Attach to expense を押す
3. 候補一覧で、金額・日付・merchant が一致する1行の + だけを押す
4. 右下の選択済みリストに対象行が1件だけ入ったことを確認する
5. Next で確定する
6. Expense lines に戻り、その行の Receipts attached = Yes を確認する

+ を複数回押して右下リストへ複数行が増えた場合は誤紐付けの可能性がある。Next へ進まず、余分な行を外してから続ける。

Replace Receipt

1. Receipts の Edit を開く
2. 誤レシートを選択して Remove
3. 確認ダイアログが出たら、対象ファイル名を再確認してから Yes
4. 正しいファイルが report-level に既にある場合は Add receipts -> Select existing -> 対象ファイルを1件だけ選択 -> Add
5. 正しいファイルが未アップロードの場合だけ Add receipts -> Add new でアップロード
6. Close -> Save and continue

既存 receipt 一覧には古い同名・近似名・別案件の候補が混在することがある。ファイル名、金額、用途が一致する1件だけを選び、同じ receipt を複数行へ誤って残さない。

Clean Up Report-Level Duplicates

upload再試行後は、line-level添付が見えなくてもreport-level cardだけが永続化され、同名receiptが重複することがある。全lineの正しい添付を確定してから整理する。

1. Receipts tabで全cardの File name とattachment statusを取得する
2. 正しいfile nameで Attached to expense のcardを各lineにつき1件だけ保持し、status空・旧名・同名重複を削除候補にする
3. Remove 前に選択集合を再読取し、保持対象が未選択、削除対象がstatus空であることを確認する
4. 削除後、report-level card数が期待件数と一致し、全cardが Attached to expense、全lineが Receipts attached = Yes であることを確認する

attachment statusが曖昧、または1つのreceiptを複数lineで共有している場合は自動削除しない。

Mandatory Matching Checks

添付や差し替えの前に、以下を必ず照合する。

不一致のまま添付すると監査で差し戻されやすい。

Change Category

1. Expense line を選択して Edit
2. Category コンボボックスへカテゴリ名を入力
3. Tab で確定して Close

カテゴリ選択では、まず過去 report の同 vendor / 同用途の category を優先する。履歴がない場合だけ標準マッピングを使う。Dropdown は先頭候補に飛びつかず、候補一覧を一度確認してから選ぶ。

Required Line Fields

Expense line は1行単位で、以下を全部そろえてから保存する。部分保存や高速連続操作は、validation や別フィールドへの誤入力を起こしやすい。

Country/region と Item sales tax group は別項目。JPN を税グループへ入れてしまった場合は 2J に戻してから保存する。

Description は実態を推測して書かない。顧客訪問、出張先、イベント名、会議名などは、ユーザー提供の文脈を正として反映し、曖昧なら保存前に確認する。

Edit Line Description Safely

Expense line の Description は、右ペインの inline edit ではなく Edit expense dialog を正本にする。右ペインは active row と表示値がずれたり、古い Description が残ったりすることがある。

1. Expense line を選択し、Amount / Merchant / date-category が対象行と一致することを確認する
2. 右ペイン上部の Edit を押す
3. dialog の Description を編集する
4. Close 後、右ペインと grid を再読取する
5. Save and continue 後、対象行を選び直して Description / Category / Country / tax group / receipt を確認する

複数の同額・同merchant行がある場合は、Description で route や列車番号を細かく書くより、往路 / 復路 と正しい receipt file の対応を優先する。

Shinkansen Line Granularity

新幹線は Ground Transportation にする。Description は監査や自分の確認に必要な最小粒度に留める。

• 1 report に往復がある場合: 新幹線移動（往路） / 新幹線移動（復路）
• 同額の新幹線 receipt が複数ある場合: receipt file name の outbound / return などと line の Description を対応させる
• 列車名、細かい駅名、発車時刻は、ユーザーが必要と明示した場合だけ書く。通常は receipt で後追いできるため Description へ過剰に入れない

Submit Gate

Submit前にreport番号、合計、approver、全lineのCategory / Description / policy compliant / Receipts attached = Yes、report-level receiptの重複なしを確認する。明示許可後にSubmitし、確認dialogの追加必須項目を満たしてから確定する。完了条件はDraft表示の消失と、一覧上の対象reportが In review など送信後statusへ遷移したこと。

Read-Only Report Checker

Node.js 18+ と Playwright を利用できる環境では、bundle済みcheckerでreport / line / receipt cardをJSON検証できる。

$env:D365_CDP_URL = 'http://localhost:9222' # 既定値。必要な場合だけ変更
node scripts/inspect-d365-expense.mjs --report <REPORT_NUMBER>

出力はreport status、全lineのcategory / amount / receipt / policy、全receipt cardのfile name / attachment status / 選択状態、重複候補を含む。safeDuplicateCandidates は正規のattached cardと完全同名かつstatus空のcardだけ、旧名などは reviewCandidates として分離する。checkerは画面遷移とtab切替以外の書き込みを行わず、候補を自動削除しない。

Browser Automation Note

D365 のブラウザ操作は MCP Playwright tools (browser_type / browser_click / browser_snapshot) が安定しやすい。Playwright 直接スクリプトは動的 DOM で壊れやすい。

繰り返し操作は、手順が固まった後に UI automation helper へ切り出す。安全な自動化対象は、open expenses の抽出、対象行の選択、新規 report 作成、line-level receipt upload、カテゴリ / Country / tax group / Description 入力、Save and continue 後の検証まで。D365 書き込み API は entity / attachment contract / 認証境界が確認できるまで既定にせず、UI automation を正本にする。

Failure Budget

• 1操作は通常UI 1回と、state再取得・対象line再特定後に同じ通常UI操作を1回だけ再実行する復旧までにする。waitは1操作につき1回・5秒以内とし、同じ永続stateが2回続くか5分間進展がなければ対象lineを停止する
• receipt uploadは成功通知、Receipts -> Edit の対象file name、gridの Receipts attached = Yes をすべて確認して完了とする
• $dyn、ViewModel callback、BlueimpなどD365 frontend内部へ迂回しない。通常UIで進まなければreport ID・line・file・確認済みstateを残して停止する
• Session ended またはlogin画面ではstale DOMを操作しない。再認証後はDraftを開き直し、永続stateを再取得して未完了lineだけを再開する
• 検証は browser_find、対象element snapshot、必要項目だけのread-only抽出を使い、full-page deep snapshotや同一queryを反復しない

Async UI Gotchas

• checkbox 選択と右ペインの active row は別物。編集前に Amount / Merchant / date-category が対象行と一致することを screenshot または DOM で確認する
• fastEditRailsMode、ShellBlockingDiv、Your last action is still being worked on が見える間は次の操作へ進まない。Wait / overlay 消失 / 値反映を確認する
• 右ペインの receipt summary は stale になり得る。line-level の証跡検証は Expense lines の Receipts attached、必要なら該当行の Receipts Edit の file name で確認する
• receipt 差し替え後の正本確認は、右ペイン summary ではなく該当行の Receipts -> Edit に表示される File name で行う。summary が前行や古い添付を表示することがある
• Document Type は既存 receipt 一覧で編集できないことがある。画像 receipt はアップロード時に Image を選択するのが望ましいが、D365 の combobox が File へ戻る場合は upload を止めず、File name / Notes / line-level Receipts attached を主証跡として確認する
• category / Country / tax group / Description を直した後、policy アイコンが stale なことがある。Save and continue 後に再読取し、This expense does not have any policy violations. へ変わったか確認する
• receipt 修正中は Submit を進捗確認や保存代わりに押さない。明示指示がない限り、保存は Save and continue までに留める