Trademark Examination and Adjudication Guidelines - Chapter 22
- 上下文（编）：上编形式审查和事务工作编
- 上下文（部分）：第五部分商标申请事务处理
第二十三章 商标档案
1 档案组成
商标注册档案，是指在商标注册申请、异议、撤销、复审、无效等过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式和载体的历史记录。包括纸质档案和电子档案。
2 归档范围、整理和保管
2.1 归档范围
商标注册文件材料归档范围主要包括：
(1) 商标注册申请及后续业务类; (2) 商标异议业务类; (3) 商标撤销业务类; (4) 商标复审业务类; (5) 商标无效业务类； （6）其他类。
2.2 整理和归档
对属于归档范围的商标注册纸质档案文件，商标业务经办部门在案件审结后应当按照归档要求及时整理并归档。
商标注册电子档案归档工作，按照国家有关电子文件管理标准执行。
2.3 保管
商标注册纸质档案的管理以卷为保管单位，根据商标业务类型以及申请号或注册号等分别立卷保管。
商标注册电子档案可以采用在线和离线方式保存，并定期备份，通过数据备份、异地容灾等手段保证数据安全。
3 对外查阅与复制
3.1 公检法等部门
公安、法院、检察院、国家安全、纪检监察、审计机关、各级市场监管部门等查询商标档案的，经办人应提交以下材料：
（1）单位出具的公函或介绍信，公函或介绍信需说明查询事由和查询内容; （2）经办人的工作证或身份证明文件原件及复印件； （3）需要出具的其他材料。
3.2 律师事务所或商标代理机构
3.2.1 受当事人委托查询当事人的商标档案
律师事务所或商标代理机构受当事人委托查询当事人的商标档案的，经办人应提交以下材料：
（1）当事人出具的委托书，委托书需说明查询事由和查询内容。（2）当事人为法人或者其他组织的，需提交当事人身份证明文件复印件并加盖公章。当事人为自然人的，需提交当事人身份证明文件复印件。注册人为个体工商户的，还应提交个体工商户营业执照复印件。（3）律师事务所或商标代理机构的介绍信。（4）经办人的身份证明文件原件及复印件。
3.2.2 代理诉讼活动，需查询涉案商标档案
律师事务所或商标代理机构代理诉讼活动，需查询涉案商标档案的，经办人应提交以下材料：
（1）诉讼代理委托书或档案查询委托书，委托书需说明查询事由和查询内容;（2）法院出具的协助调查函或案件起诉状原件及复印件、案件受理通知书原件及复印件、法院判决书或裁定书原件及复印件等，上述材料需能证明所代理的案件与所查询的商标确有利害关系；（3）律师事务所或商标代理机构的介绍信;（4）经办人的身份证明文件原件及复印件。
3.3 商标注册人
商标注册人查询自己的商标档案的，应分别提交以下材料。
3.3.1 商标注册人为法人或者其他组织
（1）注册人出具的委托书，委托书需说明查询事由和查询内容; （2）注册人身份证明文件复印件并加盖公章； （3）经办人的身份证明文件原件及复印件。
3.3.2 商标注册人为自然人
注册人为自然人的，需提交其身份证明文件复印件。 注册人为个体工商户的，还应提交个体工商户营业执照复印件。
注册人委托他人办理的应出具委托书，委托书需说明查询事由和查询内容，并提交经办人的有效身份证明文件原件及复印件。
4 保管期限及销毁
4.1 商标注册纸质档案
商标注册纸质档案的保管期限分为永久和定期两种。
4.1.1 永久保管类
（1）商标注册、变更、转让、续展、更正、删减、注销、放弃、合并申请书及主要证明文件、通知书、决定书； （2）商标国际注册转国内申请和代替国内注册加注申请书及主要证明文件、通知书、决定书;（3）商标异议申请书及主要证明文件、通知书、决定书； （4）撤销连续三年不使用注册商标、撤销成为商品/服务通用名称注册商标申请书及主要证明文件、通知书、决定书，撤销自行改变注册事项注册商标决定书等材料;（5）驳回商标注册申请复审、不予注册复审、异议复审、撤销注册商标复审、注册商标无效宣告复审申请书及主要证明文件、通知书、决定书;（6）注册商标无效宣告申请书及主要证明文件、通知书、决定书、裁定书;（7）注册商标争议申请书及主要证明文件、通知书、决定书、裁定书； （8）商标公告； （9）商标注册簿;（10）商标信息和程序更正单。
4.1.2 定期保管类
（1）商标异议案件证据材料；（2）撤销连续三年不使用注册商标、撤销成为商品/服务通用名称注册商标案件证据材料；（3）驳回商标注册申请复审、不予注册复审、异议复审、撤销注册商标复审、注册商标无效宣告复审证据材料；（4）注册商标无效宣告证据材料;（5）驳回申请材料;（6）注册商标争议证据材料;（7）商标专用权质权登记、人民法院查封注册商标材料、商标使用许可备案材料。
4.1.3 销毁
对保管期限届满的商标注册档案应当及时进行鉴定并形成鉴定报告，对仍有保存价值的档案，应当根据实际延长保管期限继续保存；对不再具有保存价值、确定销毁的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经报国家知识产权局分管商标工作的领导审批后，按照有关规定销毁，销毁清册永久保存。
4.2 商标注册电子档案
商标注册电子档案长期保存。